Nu we allemaal thuiswerken is de online communicatie met mensen buiten het bedrijf erg handig en belangrijk. Dat kan op verschillende manieren. Het is erg gemakkelijk om alle communicatie te centraliseren. In dit voorbeeld vertel ik hoe je met externe (gasten) communiceert in Microsoft Teams.
Standaard is de toegang voor gasten uitgeschakeld. Je moet een admin zijn op in jouw Office365 omgeving gasten toe te staan. Als deze ingeschakeld wordt, kunnen admins en Team eigenaren de gasten uitnodigen.
Hoe plan ik een vergadering in Teams?
Er zijn verschillende manieren om een vergadering te starten.
- Via een chat, eigenlijk is dit videobellen. Dat kan met 2 personen, maar dat kan ook met meerdere personen. De vergadering is alleen toegankelijk voor de mensen die door de initiator uitgenodigd worden.
Hierbij ‘bel’ ik Gerrit-Jan:
- Gebruik de knop om te starten
2. Door een vergadering te plannen in een Team
- Ik ga nu een vergadering plannen voor het Training Team
- Ga naar de agenda
- Kies het moment van de vergadering door op het tijdstip te klikken.
Drie belangrijke onderdelen heb ik eruit gelicht:
- De titel, zo is de afspraak terug te vinden in de agenda(s).
- Je kan kiezen wie er zeker moeten deelnemen. Dan kijkt Teams vast in de agenda’s wat de beste mogelijkheid is. Teams komt met voorstel wanneer de vergadering het beste gehouden kan worden.
- Kies je een Team, dan is de vergadering voor iedereen toegankelijk. De vergadering zal op de tijdlijn verschijnen. Daardoor kan iedereen deelnemen.
Vul je hier niks in, dan staat de vergadering alleen in de agenda’s van de vereiste deelnemers, anderen kunnen dan niet deelnemen.
