Veel mensen weten wat er moet gebeuren als iemand in dienst komt. Vaak wordt er een werkplek gecreëerd, zoals een laptop bestellen, bureau en stoel regelen, account aanmaken, telefoonnummer regelen, een auto misschien, visitekaartjes eventueel laten maken, etc.
Maar wat is het protocol als iemand uit dienst gaat?
Vaak worden de laptop, telefoon en (auto)sleutels ingeleverd. Het vakantiegeld wordt verrekend met de laatste vrije dagen, het laatste salaris wordt uitbetaald en dan? Hoe goed iemand ook afscheid neemt, want die dingen gebeuren nu eenmaal, het is wel wijs om nog meer zaken te regelen. En het is dan ook verstandig om hiervoor een uit dienst protocol te schrijven en na te leven.
Het email account wordt tijdelijk doorgeschakeld met een ‘out of office’ en na een tijdje wordt deze opgeheven. Maar je zou eigenlijk ook moeten nadenken over wachtwoorden van het netwerk, leveranciers portals, etc.
- E-mail door laten sturen (tijdelijk)
- E-mail account back up maken
- E-mail account verwijderen: datum vastleggen
- Inlog gegevens veranderen van hoofdportal, web portal, leveranciers, etc.
Maak een lijst hiervan.
Als je deze stappen doorloopt, verkleinen we de kans op fouten, dataverlies of hacks, en dergelijke. Dit is ook heel goed te automatiseren. Microsoft 365 kent verschillende tools om dit te doen.
Bij Nubix hebben we dit vastgelegd in Microsoft 365 OneNote. Al onze processen zijn hier terug te vinden. Maar ook door iedereen in te lezen binnen Nubix. Middels In2CRM hebben we het in dienst en uit dienst proces geautomatiseerd. Zodat de kans op achterdeur foutjes afneemt en het proces ook gewoon geborgd is. Structuur in processen binnen organisaties verkleint sowieso de kans op fouten. Mocht je hier meer over willen weten, neem dan contact met ons op, we spreken het graag eens door.